Dubbletthantering – När skapas en ny kund och när matchas den mot en tidigare kund

När en ej inloggad kund handlar i din butik så kan ett nytt kundkonto skapas, men om till exempel personnummer matchar ett redan existerande kundkonto så kommer ordern istället att matchas in på det tidigare kundkontot. Detta för att undvika att ditt kundregister får en massa dubbletter i sig.

När det gäller personnummer så är det rätt enkelt att matcha dem till en befintlig kund i registret. Men vid svagare matchningar som till exempel e-post, telefonnummer, adress eller namn så kommer de på egen hand inte matchas mot en kund, men kan i kombination med varandra anses som tillräckligt för att dubbletthanteringen ska användas. I denna guide kommer vi gå igenom i vilka fall dubbletthanteringen används.

Notera att även om någon användare skulle av misstag skulle lyckats ange någon tidigare kunds personnummer så kommer fortfarande de uppgifter som användaren fyllt i fortfarande vara de som syns på ordern, även om dubbletthanteringen har använts. Det enda som skulle bli fel är att utöver e-postadressen som fyllts i orderbekräftelsen så får den tidigare kunden i registret även en kopia av orderbekräftelsen. Detta är medvetet av säkerhetsskäl, om en kund råkar matchas fel mot en annan kund i registret så är det bättre att detta kan upptäckas, dels för att fortsätta hålla ett korrekt kundregister men också för att försvåra för rena bedrägeriförsök.

Dubbletthanteringen används för att undvika att ditt kundregister får duplicerade kunder.

Varför misslyckas matchningen ibland?

Hur ofta dubblettmatchningen lyckas hitta en kund beror på hur hög kvalitet du har på ditt kundregistret, det vill säga om kunduppgifterna är aktuella och kompletta. Du vill inte alltid få nya kunder i registret, men att alltid få en perfekt matchning är tyvärr också omöjligt då kunder kan flytta, byta namn eller råka fylla i felaktiga uppgifter och telefonnummer kan återanvändas av operatören när abonnemanget har sagts upp. Målet med dubblettmatchningen är därför att ge så få felmatchningar som alls möjligt samtidigt som onödiga dubblett-kunder inte skapas i registret där matchning med tillräcklig säkerhet kunnat göras. Om någon matchning ska göras är det dock omöjligt att helt utesluta att någon felmatchning någonsin kan ske. Så dubblettmatchning är av naturen en icke-perfekt lösning, men de enda andra alternativen vore att skapa en ny kund i registret för varje order eller att tvinga alla som vill handla i butiken att logga in; båda dessa alternativ vore sämre lösningar.

Allmänt hur order/köp i webbshoppen fungerar med kundregistret

• Webborder från inloggad kund: Om en kund är inloggad som en bestämd kund i webbshoppen i samband med ett köp så kommer ordern alltid att kopplas till detta kundnummer.
  
  
• Webborder från anonym/ej inloggad kund: Order från ej inloggade kunder matchas till befintlig kund i kundregistret om tillräckligt många/säkra kunduppgifter stämmer överens, (se regler nedan). Om matchande kund saknas skapas istället en ny kund med kundnummer från en löpnummerserie. 
  
  
• Annat personnummer: Om en order har info om personnummer så kommer den aldrig att matchas mot en kund i registret med ett annat personnummer, oavsett vilka regler nedan som kan matchas.
  
  
• Privatkund/Företagskund: Om en order har lagts av en privatperson så kommer den aldrig att matchas mot en företagskund i registret eller vice versa, oavsett vilka regler nedan som matchas. Ifall info om privatperson/företagskund saknas i registret så kan matchning mot dessa kunder ske.

Följande dubblettmatchningsfall tillämpas i denna ordning då systemet försöker hitta en kund i kundregistret som matchar en ny order från en ej inloggad användare. Om en matchning hittas så kontrolleras inte senare regler.

Matchning privatpersoner

1. Kundnummer (för butiker där kundnummer får anges i kassan).
2. Personnummer.
3. E-post för på nyregistrerat konto (på Mina sidor) där inga köp gjorts och kunduppgifter ej har satts av användaren.
4. E-post och mobiltelefonnummer.
5. E-post och telefonnummer.
6. E-post och postnummer.
7. Mobiltelefonnummer och namn (exakt matchning på namn).
8. Mobiltelefonnummer och postnummer.
9. Telefonnummer och namn (exakt matchning på namn). 

Matchning företagskunder

1. Kundnummer (för butiker där kundnummer får anges i kassan).
2. E-post för på nyregistrerat konto (på Mina sidor) där inga köp gjorts och kunduppgifter ej har satts av användaren.
3. E-post och mobiltelefonnummer.
4. E-post och telefonnummer.
5. E-post och postnummer.
6. Organisationsnummer och mobiltelefonnummer.
7. Organisationsnummer och telefonnummer.
8. Organisationsnummer och e-post.
9. VAT-nr och mobiltelefon.
10. VAT-nr och vanlig telefon.
11. VAT-nr och e-post.
12. Mobiltelefonnummer och namn (exakt matchning på namn).
13. Mobiltelefonnummer och postnummer.
14. Telefonnummer och namn (exakt matchning på namn).