Orderstatus - inställningar, hur du administrerar och lägger till nya

Orderstatusar är de olika steg i beställningskedjan som en order kan genomgå. En ny order får statusen Mottagen/ny och ändras typiskt till Levererad när paketet med varorna plockats/skickats. En order har alltid exakt en orderstatus satt som ska motsvara vilket steg i beställningskedjan den är på just nu. De orderstatusar som tidigare satts visas också under fliken Händelser på en order.

En del orderstatusar har händelser kopplade till sig som händer automatiskt när denna orderstatus sätts. Till exempel så kan en status automatiskt skicka e-post när den sätts, eller vara kopplad till valet Aktivera betalning. Med e-handelsmodulen för nShift-koppling så kan man ställa in att en orderstatus också automatiskt ska hantera paketet i nShift (istället för att göra detta i nShifts admin).

I denna guide kommer vi visa hur orderstatusar sätts, vilka inställningar som finns för orderstatusar samt hur du kan lägga till en egen orderstatus.

Att sätta en orderstatus

Orderstatus på en order uppdateras typiskt på något av följande tre sätt:

• På en individuell order så byter du orderstatus så här:
  1. Under E-handel -> Order, klicka på en order.
  2. Byt orderstatus på denna order genom att byta vad som är valt i listrutan Orderstatus.
• I orderlistningen, som du hittar under E-handel -> Order, så listas varje order som gjorts i din butik. Du kan filtrera ut dessa på datum, betalstatus, orderstatus, kundnummer, sökord eller en rad andra saker. I orderlistningen byter du orderstatus genom att:
  1. Kryssa i checkrutan intill minst en order för att markera den.
  2. Välj rätt orderstatus i listrutan längst ned på sidan och långt till höger. Notera att vilken orderstatus varje order har listas i tabellen under rubriken Orderstatus. Så vad som är förvalt i listrutan här behöver inte motsvara nuvarande orderstatus för din/dina order; du skulle ju ha kunna markerat flera beställningar som har olika orderstatus. (Se punkten Förvald i orderlistan under rubriken "Inställningar för orderstatus" nedan.)
  3. Klicka på knappen Sätt status som ligger direkt till höger om listrutan.
     
     I exemplet ovan ser vi hur orderstatusar listas i orderlistningen: Under Standard finns de orderstatusar som kommer ifrån systemet. I detta exempel har vi även lagt till en orderstatus som heter Klar för montering som visas under rubriken Egna.

• Det är för en del affärs- eller butiksdatasystem (ERP) också möjligt att uppdatera orderstatusar genom synken. Detta kräver att ERP-systemets API och integrationsadaptern till ditt ERP har stöd för att importera tillbaka en order eller orderstatusändring som gjorts i ditt ERP. Orderhantering görs då i ditt ERP, varvid orderstatus på webbordern kan uppdateras i E37. 
  
  Eftersom hur olika ERP fungerar varierar kraftigt så kommer vi inte att gå igenom hur detta görs rent tekniskt i varje ERP. 

Bekräfta ändring av orderstatus

Om du vill så kan du lägga till en dialogruta i admin för att bekräfta ändring av orderstatus.

Denna inställning görs på användar-nivå, så olika användare i samma butik kan ha olika val för om dialogrutan ska visas för dem eller inte.

För att slå på eller av dialogrutan, gör så här:

1. Logga in i E37 admin med en användare som har administratörsrättigheter. (Detta krävs då vi ska göra ändringar för användare.)
2. Gå till Kontrollpanelen -> Användare.
3. Klicka på användaren du vill uppdatera valet för.
4. Kryssa i eller ur checkrutan Bekräfta ändring av orderstatus.
5. Klicka knappen Spara.

Inställningar för olika orderstatusar

Orderstatus är alltså en inställning som görs på en order. Men de olika orderstatusarna har också inställningar.

De ligger här i admin:

1. Gå till Kontrollpanelen -> Orderstatus.
   
   Här ser du alla orderstatusar som finns inlagda i butiken. I skärmbilden ovan finns endast sex statusar som finns som standard
2. Klicka på en orderstatus, till exempel Levererad.
   
   
   
   
3. Titel – Namnet på din orderstatus. Denna kommer synas i ordervyn för kunder som har tillgång till "Mina sidor" och kan se sin orders orderstatus där. (Detta gäller bara för butiker som har inloggning för sina kunder till "Mina sidor".) Fyll i titel för varje språk i din butik genom att klicka på flagg-tabbarna. 
4. Inkludera i orderhändelseförlopp – Avgör om ändringen till denna orderstatus ska visas i rapporten Orderhändelser. Som standard är detta aktiverat. Du kan ta ut denna rapport under E-handel -> Rapporter.
5. Förvald i orderlistan – Orderstatusen som automatiskt blir förvald för att sätta i orderlistan i ordervyn. Du kan bara att ha en förvald orderstatus. Vanligast är att lämna Levererad som förvald eftersom det är den status som du oftast vill sätta.
   Notera att vi med "förvald" här alltså inte menar vilken orderstatus en ny order automatiskt får; det kommer alltid att vara "Mottagen/ny".
6. Hantera betalning – Här kan du välja om någon koppling till betalning ska aktiveras/annulleras när orderstatusen väljs. Beroende på din butiks betalmoduler så kan här även kopplingar till dessa visas. Om din butik har Klarna så kan till exempel så kan betalningen aktiveras i Klarna.
7. Om du kryssar i rutan Hantera betalning så aktiveras Typ av faktura (vid fakturabetalning) – Ifall fakturan ska skickas med e-post eller snigelpost.
8. Om din butik har e-handelsmodulen för koppling till nShift (tidigare Unifaun) så finns här även val för denna koppling.
9. Skicka E-post – Ifall ett e-postmeddelande ska skickas till kunden när orderstatusen sätts. Om du väljer detta alternativ så kommer fälten Ämne och Innehåll att dyka upp där du väljer detta för mejlet som ska skickar. Detta mejl kommer att följa butikens standardmallar för E-post. Se guiden om E-postmallar för mer information.
10. När du har valt inställningarna du önskar, tryck på Spara.

Lägga till en egen orderstatus

Gör så här i admin:

1. Gå till Kontrollpanelen -> Orderstatus.
2. Tryck på knappen Lägg till orderstatus.
   
3. Fyll i vad orderstatusen ska ha för Titel samt inställningar nedan. (Se guiden ovan.)
   
4. När du är klar, tryck på knappen Spara.